VA bukan satu pekerjaan, ada tiga jenis yang beda jauh
Kata "virtual assistant" dipakai untuk tiga pekerjaan yang isinya berbeda. Melamar tanpa tahu bedanya bikin kamu masuk ke posisi yang tidak kamu inginkan, atau melewatkan posisi yang sebenarnya paling cocok.
| Jenis | Isi kerjanya | Yang dinilai |
|---|---|---|
| General VA | Campuran tugas harian: inbox, jadwal, entri data, riset kecil, follow up | Ketelitian dan kecepatan balas |
| Executive assistant | Menjaga kalender dan prioritas satu eksekutif, menyiapkan bahan rapat, menyaring permintaan yang masuk | Penilaian: mana yang penting, mana yang bisa ditunda |
| VA spesialis | Satu bidang saja, misalnya toko Shopify, agensi, atau podcast | Penguasaan tools bidang itu |
General VA punya pintu masuk paling lebar, sekaligus pelamar paling banyak. Executive assistant jarang diberikan ke orang baru karena kamu diminta mengambil keputusan kecil atas nama orang lain setiap hari. VA spesialis justru sering lebih mudah dimasuki daripada kelihatannya: kalau kamu pernah mengurus toko online, pengalaman itu bisa langsung dipakai. Jumlah pesaingmu juga biasanya lebih sedikit karena kebanyakan pelamar mengejar semua lowongan sekaligus tanpa menunjukkan satu keahlian khusus.
Baca judul lowongannya sampai habis sebelum melamar. "Executive assistant to the CEO" dan "general admin VA" adalah dua pekerjaan berbeda meski keduanya memakai kata assistant.
Kamu tidak perlu beli kelas VA dulu
Kalau kamu mencari cara jadi virtual assistant lewat Google, banyak hasil teratas dibuat oleh penyelenggara kelas berbayar seharga jutaan rupiah. Mereka tentu punya alasan komersial untuk menulisnya. Namun, isi paket kelas itu tidak otomatis menjadi pertimbangan perusahaan saat menyaring pelamar.
Sebelum memanggilmu, perusahaan biasanya melihat contoh tulisan bahasa Inggrismu, satu hasil kerja, kecepatanmu membalas, dan apakah lamaranmu memang menjawab lowongan atau sekadar salinan. Sertifikat kelas VA tidak menggantikan hal-hal tersebut.
Kalau kamu memang ingin belajar, materinya bisa didapat gratis: dokumentasi resmi Google Workspace, Notion, dan Trello ditulis untuk pemula, dan mempraktikkannya pada satu proyek buatanmu sendiri lebih berbobot daripada sertifikat mana pun. Uangmu lebih berguna untuk internet yang stabil.
Bahasa Inggris untuk VA: kamu menulis atas nama orang lain
Standar bahasa Inggris untuk VA berbeda dari peran remote lain, dan bedanya bukan soal kosakata.
Sebagai VA kamu sering menulis dari inbox orang lain: membalas vendor, menjadwalkan ulang rapat, menolak permintaan dengan sopan. Yang keluar membawa nama atasanmu, bukan namamu. Jadi yang dilatih bukan kalimat panjang, melainkan nada: singkat, sopan, tidak berlebihan minta maaf, dan tidak menjanjikan apa pun yang belum kamu pastikan.
Kemampuan lain yang sangat menentukan adalah memahami instruksi tertulis. Masalah VA baru sering bukan tata bahasa, melainkan satu bagian instruksi yang terlewat. Biasakan membaca ulang instruksi, lalu tulis konfirmasi singkat tentang apa yang akan kamu kerjakan. Patokan levelnya ada di skill bahasa Inggris minimum untuk kerja remote.
Aksen tidak dinilai. Panggilan pertama biasanya cuma sekali, sisanya lewat tulisan.
Kalau kamu belum pernah jadi VA
Belum pernah bekerja sebagai VA bukan penghalang, asalkan kamu punya sesuatu yang bisa diperiksa perusahaan. Satu contoh hasil kerja sudah cukup, dan yang paling meyakinkan untuk peran ini adalah dokumen aturan inbox: ambil satu kotak masuk fiktif, kelompokkan pesannya, tulis aturan mana yang dibalas sendiri, mana yang diteruskan, mana yang diarsipkan, lalu tulis tiga contoh balasannya dalam bahasa Inggris.
Simpan di Google Drive atau Notion, pastikan tautannya bisa dibuka orang lain, dan pasang di profilmu. Cara menyusunnya dibahas lebih panjang di cara membuat portofolio kerja remote tanpa klien, dan untuk profil serta CV berbahasa Inggris ada panduannya di sini.
Soal bayaran, halaman ini sengaja tidak memasang angka rata-rata. Angka yang beredar di internet untuk peran yang sama bisa berbeda beberapa kali lipat. Lihat angka di lowongan yang sedang terbuka, dan untuk gambaran per level ada data gaji virtual assistant Indonesia.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa bedanya virtual assistant dengan admin? VA membantu satu orang, dan yang dinilai adalah seberapa banyak urusan orang itu yang bisa kamu ambil alih. Admin memegang satu proses di dalam perusahaan, misalnya pesanan atau data, dan yang dinilai adalah prosesnya berjalan rapi. Lowongannya sering terlihat mirip, jadi baca isi tugasnya, bukan judulnya.
Boleh pegang lebih dari satu klien sekaligus? Boleh, dan banyak VA mulai dengan dua klien paruh waktu sebelum pindah ke satu posisi penuh waktu. Yang penting jam kerjanya tidak bertabrakan dan kamu memberi tahu keduanya sejak awal. Menyembunyikannya adalah cara tercepat kehilangan dua-duanya.
Harus standby 24 jam? Tidak, dan lowongan yang memintanya sebaiknya kamu lewati. Yang wajar adalah jam kerja tetap yang mengikuti zona waktu perusahaan, ditambah kesepakatan soal apa yang dihitung mendesak. Sepakati ini di wawancara, bukan setelah mulai kerja.
Perlu sertifikat VA? Tidak. Sertifikat tidak muncul di daftar yang dibuka perusahaan waktu menyaring pelamar. Yang membuat lamaran berhenti dibaca justru sebaliknya: tidak ada satu pun contoh hasil kerja yang bisa mereka buka.
Bacaan lanjutan
- Kerja remote luar negeri: panduan lengkapnya
- Kerja remote tanpa pengalaman untuk klien luar negeri
- Jam kerja remote dengan klien Amerika
*Halaman ini bukan nasihat hukum atau pajak. Ketersediaan lowongan, kisaran gaji, dan syarat kerja bisa berubah. Cek informasi terbaru sebelum mengambil keputusan.*
